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搞一场会议，乍一看好像挺容易，然而，若要使其高效有序地进行，并且切实解决问题，这里面可是有着诸多讲究呢。仅仅是会前的准备工作，以及现场的管控环节，就足以让好些组织者头疼得不行了。
明确会议目的
会议现场会议的关键并不是进行流程，而是要去处理问题。在开始筹备时，就得运用一句话明确界定会议目标，像是“搞定三季度产品发布会的预算规划”。目标是所有后续工作的标准，能够切实防止会议偏离主题。
所有那些会议相关的材料，像是议程、数据报告以及背景资料，都应当在提前最少24小时的时间发给那些参会的人员。一份具备有效性的议程应该进行标明 。每项议题的预计耗时、核心决策点和前置阅读材料。这能让大家带着准备而来，直接切入讨论。
细致筹备会务
会议形式需与场地选择做到匹配，对于人数在10人以内的小型讨论会而言，适宜选择安静的会议室，而超过30人的宣讲或者培训，就其场地需求来讲，则是要有具备良好音响以及投影设备的报告厅，对于所有设备，包括投影、麦克风、网络以及视频会议软件，务必提前一天进行实地测试。
要将物料准备清单化，除了基础的桌牌、纸笔、饮用水，还得考虑是不是需要茶歇、要不要打印备用资料，有没有准备签到表。一个不复杂的清单能够防止临场遗漏，保证流程顺利 。
严格管控流程
掌控现场节奏的会议主持人起着关键之责，其必须依据既定议程严格加以推进，处于话题变得发散之际要适时介入，如提示说“我们所讨论的重点定为 A 方案可不可以施行，B 问题我们能够在会后再去商议”，每一项议题完结之后，应由主持之人将达成的结论或者待办事情予以复述一下。
提升效率能够通过设定发言规则来达成，可以约定每人每次发言的时长不超过两分钟，要不然就采用“举手 - 点名”这样的发言顺序。针对需要表决的事项而言，应当明确地说明表决的方式（比如说举手或者投票器）以及通过的标准，并且要在当场宣布最终的结果，以此来避免后续可能出现的争议。
鼓励有效互动
高质量会议的特征在于避免出现“一言堂”的情况，主持人能够主动去询问那些尚未发言人士的意见，像这么做：“小李啊，这个方案呀，其实是会对你们部门的执行产生影响的，那么你对此所持的看法究竟是什么呢？”另外呢，通过采用分组讨论并且配合使用白板书写等一系列互动形式，如此一来，同样是能够激发出更多的创意以及参与感的。
对于讨论过程予以记录以及进行可视化呈现是极其关键重要的，另行给定专人专门负责于白板之上或者共享文档之中，时时刻刻及时记录关键论点，记录不同意见，记录最终决议，这样做不仅能够使得讨论拥有一定迹象从而可供追寻查看，而且还能够助力所有参与会议者让各类信息达到上下一致符合标准，保证彼此之间理解达到完全一样的程度.
落实会议决议
行动才是最终体现会议价值之处，在散会之前，决议均须被逐项确认，且要将其公布 。执行人、具体任务和截止日期像是这样的情况，举例来说呢，是经由市场部的张明执行负责工作的，要求是要在五个月的第十五天之前，达成活动方案初步稿件的完成工作 。
会议纪要应在24小时内发出，内容需精炼，重点突出待办事项清单后续呢，能够借助每周需跟进的邮件或者站会，去检查任务开展的情况。要是不存在需要跟进的会议，那么其决议极易被日常正在进行的工作给淹没掉，最终将会不了了之的。
评估与持续改进
会议结束之后，应当开展简短的复盘工作，。能够凭借匿名问卷或者几分钟的口头反馈这种方式，去收集对于会议时长、议程设置以及讨论效果 所产生出来的意见。通常会出现的问题涵盖了“议题是不是具备必要性”、“决策是不是清晰明显”、“时间利用是不是高效率”。
遵从反馈不断实施优化调整，要是普遍大家均觉得会议冗长，下次能够试着采用“站立会议”形式，倘若感觉讨论不够充分，那就能够预留更为长一点的自由辩论时间，把会议本身当作一件能够持续迭代改进的产品看待 。
简言之，一场成功的会议，起始于清晰的目标以及充分的准备，成就于严格的流程管控加之有效的现场互动，圆满于明确的责任落实还有持续的复盘优化。
在你组织会议之际，常常碰到的、致使你颇为头疼的一个特定问题究竟是什么呢，欢迎于评论区去分享你的经历以及应对方法呀。要是感觉这些技巧具备用处，同样请点赞予以支持哟！
